Software magazzino per ristoranti: le giacenze si scaricano da sole
Il magazzino di RistoDesk sa quanto ne hai di ogni prodotto: scarica le giacenze a ogni vendita, ti avvisa quando scendono sotto scorta e prepara la lista da ordinare ai fornitori. Usa gli stessi prodotti e le stesse ricette del menu, quindi non devi tenere un foglio a parte.
Gestione magazzino del ristorante: come funziona
Elenca i prodotti che compri
Per ognuno indichi l'unità (chili, litri, pezzi), il fornitore abituale e la scorta minima sotto cui vuoi essere avvisato. Sono gli stessi prodotti che userai nelle ricette.
Scrivi le ricette dei piatti
Per ogni piatto indichi quanto di ogni ingrediente ne va in una porzione. Valgono anche i supplementi e i semilavorati, che prepari in cucina oppure tieni già pronti a scaffale.
Conta la merce con il primo inventario
Il magazzino comincia a contare dal primo inventario che confermi. Prima puoi caricare prodotti, fatture e ricette con calma: finché non decidi da dove partire, non scarica niente.
Da lì in poi si aggiorna da solo
Ogni comanda toglie dalle giacenze gli ingredienti della sua ricetta. La merce che arriva la carichi a mano o dalla fattura; sprechi, omaggi e pasti del personale li registri come movimenti, con il motivo.
Scarico magazzino automatico dalle ricette
Ogni comanda registrata in RistoDesk toglie dal magazzino gli ingredienti dei piatti ordinati, supplementi compresi. Se la comanda viene annullata, il magazzino riprende esattamente ciò che aveva tolto, anche se nel frattempo hai cambiato la ricetta.
Lo scarico segue le comande che passano da RistoDesk: gli ordini dal tavolo, l'asporto e la consegna (funzioni in Beta) e quelle inserite dallo staff. Con i piatti esauriti automatici accesi, se due clienti ordinano l'ultima porzione nello stesso momento il primo la ottiene e il secondo non riesce a ordinarla: trova il piatto esaurito.
Inventario ristorante: l'app per contare la merce
Come app per l'inventario del ristorante, RistoDesk si apre dal browser di tablet, telefono o PC: non c'è niente da installare. Apri un nuovo inventario, scegli se contare tutto il magazzino, solo il food o solo le bevande, e stampa il foglio di conta se preferisci scrivere a mano.
Chi conta può lavorare senza vedere le giacenze attese, così la conta è alla cieca. Puoi delegarla a un collaboratore con il permesso «Fare l'inventario»; la conferma finale resta tua. Prima di confermare rivedi le differenze: con la conferma diventano movimenti di magazzino.
Puoi indicare il momento della conta: se hai contato ieri sera a chiusura, le vendite fatte dopo non diventano differenze. Le rimanenze di un inventario confermato si esportano in Excel, per il commercialista. Per il metodo, leggi la guida all'inventario di magazzino.
Gestione scorte ristorante e lista ordini fornitori
Per ogni prodotto puoi fissare una scorta minima, il livello fino a cui riordinare e il fornitore abituale. Quando le giacenze scendono sotto la minima ricevi una notifica, una sola per prodotto: si chiude da sola quando la merce torna sopra la soglia.
La lista ordini fornitori è già pronta, divisa per fornitore. Per ogni prodotto trovi la quantità che lo riporta al livello di riordino (o al doppio della minima, se non l'hai scritto), scritta nelle confezioni con cui il fornitore te lo vende quando una fattura precedente le ha fatte conoscere. La copi, la stampi o la mandi su WhatsApp.
RistoDesk non ordina da solo: la lista è una proposta e l'ordine lo fai tu. I semilavorati non compaiono, perché si producono e non si comprano.
Caricare le fatture dei fornitori nel magazzino
Invece di ribattere i prodotti a mano, parti dalla fattura del fornitore:
Carica la fattura
Va bene la fattura elettronica in XML (anche firmata), un PDF o un CSV. Il programma riconosce le righe e te le propone, senza scrivere ancora niente.
Controlla gli abbinamenti
Per ogni riga ti suggerisce a quale prodotto corrisponde. Correggi ciò che serve: si scrive solo quello che confermi, e l'abbinamento corretto viene ricordato per la fattura successiva.
Scegli di caricare le quantità
Con la spunta «Carica le quantità in magazzino» ogni riga aggiunge la merce acquistata alla giacenza del prodotto, già convertita nella sua unità.
Piatti esauriti in automatico, con il pulsante «86» per i casi imprevisti
Quando un ingrediente non basta più per una porzione, i piatti che lo usano risultano «Esaurito» nel menu digitale e nelle comande, oppure spariscono dal menu: lo scegli tu. Un piatto esaurito non si può ordinare da nessun canale.
Per i casi imprevisti la cucina usa il pulsante «86», anche solo per oggi: il giorno dopo il piatto torna disponibile da solo. Se della giacenza di un prodotto non ti fidi, per esempio sale e olio, puoi escluderlo dal blocco dei piatti.
Quanto fidarsi dei numeri del magazzino
La giacenza che vedi è teorica: nasce dall'inventario, dai carichi e dalle vendite. Se compri merce senza registrarla, o se la porzione reale è diversa dalla ricetta, il magazzino non può accorgersene. Per questo conviene ripetere l'inventario ogni tanto: le differenze diventano movimenti e riallineano i numeri.
Un PDF che è la scansione di un foglio, cioè un'immagine senza testo, non si può leggere. E importare una fattura non ne controlla la firma né la validità fiscale: serve solo a portare nel programma prodotti, quantità e prezzi.
In quale piano è incluso il magazzino
Il magazzino sta nel piano Plus, insieme a ordini al tavolo, prenotazioni e ai turni dello staff. Con il solo Plus vedi quantità e movimenti; prezzi d'acquisto, valore delle giacenze e margini dei piatti sono del piano Growth, con il food cost. Il menu digitale gratis del piano Free non include il magazzino.
Domande frequenti
Che cos'è un software magazzino per ristoranti?
È un programma che tiene le giacenze di ingredienti e bevande e le aggiorna con acquisti e vendite. Quello di RistoDesk le scarica da solo dalle ricette a ogni comanda e sta nello stesso pannello di menu, ordini e food cost.
Come funziona lo scarico automatico del magazzino dalle ricette?
Ogni piatto ha una ricetta con gli ingredienti di una porzione. Quando una comanda viene registrata, il magazzino toglie quelle quantità, supplementi compresi; se la comanda è annullata, le restituisce.
Posso fare l'inventario dal telefono o dal tablet?
Sì: non c'è niente da installare, si conta dal browser. Puoi anche delegare la conta a un collaboratore, che lavora senza vedere le giacenze attese, e confermare tu le differenze.
Come carico in magazzino le fatture dei fornitori?
Importi la fattura elettronica, un PDF o un CSV, controlli gli abbinamenti proposti con i tuoi prodotti e attivi «Carica le quantità in magazzino». Le righe che confermi aggiungono la merce alla giacenza.
RistoDesk fa gli ordini ai fornitori da solo?
No. Prepara la lista d'ordine, divisa per fornitore, con le quantità che riportano ogni prodotto al livello di riordino. Poi la copi, la stampi o la mandi su WhatsApp, e l'ordine lo fai tu.
I piatti diventano esauriti da soli?
Sì, quando un ingrediente non basta più per una porzione. Nel menu il piatto mostra «Esaurito» o sparisce, a tua scelta; la cucina può anche segnarlo a mano con il pulsante «86».
Quando comincia a contare il magazzino?
Dal primo inventario che confermi. Prima puoi preparare prodotti, ricette e fatture senza che si scarichi niente.
In quale piano è incluso il magazzino?
Nel piano Plus. Prezzi d'acquisto, valore delle giacenze e margini dei piatti fanno parte del piano Growth.
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