Come fare l'inventario di un ristorante: conta, scorta minima e differenze

Quando fare l'inventario in un ristorante

Per l'inventario di magazzino di un ristorante non esiste un'unica scadenza: dipende da quanto costa la merce, da quanto dura e da quanto è facile che si perda. Una regola pratica è contare spesso ciò che è deperibile o di valore, e con più calma tutto il resto.

Scegli sempre lo stesso momento, a locale fermo: dopo la chiusura o prima dell'apertura. Se conti mentre si lavora, ogni piatto servito sposta i numeri.

• Freschi, carne e pesce: controllo rapido a ogni consegna e conta ogni settimana, perché il valore che si può perdere è alto e la durata è breve.
• Secco, scatolame, olio: una conta completa a intervalli regolari, ad esempio una volta al mese.
• Bevande, vini e distillati: conta mensile, o più frequente dove la rotazione è alta; le bottiglie di valore si controllano più spesso.
• Monouso e prodotti di pulizia: basta una conta ogni tanto.
• Inventario completo: almeno una volta al mese e a fine anno, quando il commercialista può chiederti il valore delle rimanenze. Chiedigli date e criteri da usare.

Come contare: zone, percorso e foglio di conta

1. Dividi il locale in zone

   Cella frigo, cella negativa, dispensa, cantina, bar, lavaggio e monouso. Ogni zona ha un responsabile e si conta con lo stesso percorso ogni volta, dall'alto in basso e da sinistra a destra, così nulla si salta e nulla si conta due volte.

2. Prepara il foglio di conta

   Un elenco di tutti i prodotti con l'unità di misura (kg, litri, pezzi) e una riga vuota per scrivere. Se puoi, mettilo nell'ordine in cui trovi la merce sugli scaffali: si conta più in fretta e si sbaglia meno.

3. Conta senza guardare le quantità attese

   Chi conta scrive quello che vede, non quello che si aspetta di trovare: se sa già che «dovrebbero esserci dodici chili», tende a ritrovarne dodici. Meglio contare in due, uno conta e l'altro scrive.

4. Conta anche ciò che è aperto

   Una bottiglia a metà vale mezza bottiglia, un sacco di farina aperto vale il suo peso reale. Per le confezioni scrivi separatamente le intere e gli sfusi, poi fai il totale.

5. Non spostare la merce mentre conti

   Se arriva una consegna a conta in corso, mettila da parte e registrala dopo. Segnati l'ora a cui la conta si riferisce.

6. Riconta le differenze grandi

   Prima di confermare guarda i prodotti con la differenza più alta e riconta: spesso era un errore di conta, non un ammanco.

Scorta minima: cos'è e come si calcola in un ristorante

La scorta minima è la quantità sotto la quale un prodotto va riordinato, perché non basterebbe ad aspettare la consegna. Se è troppo bassa resti senza nel mezzo del servizio; se è troppo alta immobilizzi denaro e rischi di buttare merce scaduta.

La formula è questa: scorta minima = consumo medio al giorno × giorni di consegna + scorta di sicurezza. La scorta di sicurezza è il consumo medio al giorno moltiplicato per i giorni di margine che vuoi tenerti, per i ritardi e per le serate più forti del solito.

Un esempio di calcolo, con numeri inventati: ad esempio, se in media usi 6 kg di mozzarella al giorno, il fornitore consegna in 2 giorni e vuoi un margine di 1 giorno, la scorta minima è 6 × 2 + 6 × 1 = 18 kg. Quando la giacenza scende sotto i 18 kg è ora di ordinare.

Per sapere fino a che livello riordinare fissa anche una scorta obiettivo: ad esempio 36 kg, cioè il doppio della minima. La quantità da ordinare è obiettivo meno giacenza: con 15 kg in magazzino ne ordini 21, che con cartoni da 5 kg diventano cinque cartoni, cioè 25 kg.

Il consumo medio lo ricavi da un periodo recente: giacenza all'inizio più merce entrata, meno giacenza alla fine, diviso i giorni di apertura. Usa almeno qualche settimana e calcola a parte i fine settimana, se vendi molto di più.

Poi adatta la soglia al prodotto:

• Per i prodotti freschi la scorta minima è piccola e le consegne frequenti.
• Per chi ha un solo fornitore, o consegne lente, serve più margine.
• Per gli ingredienti senza i quali un piatto non si fa, il margine è più largo.
• Prima di una serata grande o di un evento rivedi le soglie, che altrimenti valgono per un giorno qualunque.

Differenze fra giacenza contata e teorica: cosa farne

La giacenza teorica è quella che risulta dai tuoi numeri: quanto c'era, più ciò che è entrato, meno ciò che è uscito. La giacenza contata è quella che trovi sugli scaffali. La differenza è contato meno teorico: se è negativa manca merce, se è positiva ce n'è più del previsto.

Per dare un peso alla differenza moltiplicala per il costo del prodotto. Ad esempio, se il teorico è 12 kg, il contato 10,5 kg e il prodotto costa 8 euro al kg, mancano 1,5 kg, cioè 12 euro. Guarda il totale: tante piccole differenze pesano quanto una grande su un solo prodotto.

Decidi una soglia per ogni famiglia di prodotti: sul pesce o sui liquori anche una piccola differenza merita una riconta, sul prezzemolo no. E non «aggiustare» i numeri a occhio: ogni correzione si scrive con il suo motivo.

Quando trovi una differenza, cerca la causa in quest'ordine, dalla più semplice alla più grave:

• Un errore di conta: riconta il prodotto, anche in un'altra zona.
• Merce entrata e non registrata: una consegna con la fattura non caricata, un reso.
• Un'unità di misura sbagliata, per esempio una confezione scritta come se fosse un pezzo.
• Sprechi, scarti, omaggi e pasti del personale non annotati.
• Una ricetta con la porzione sbagliata, o piatti serviti più abbondanti del previsto.
• Solo alla fine, un ammanco vero: se si ripete sugli stessi prodotti, cerca il motivo senza accusare nessuno.

Errori comuni nell'inventario

• Contare «a occhio» o solo le scorte principali: gli ammanchi stanno nei prodotti che nessuno guarda.
• Dimenticare ciò che è aperto, in uso o già sul banco.
• Contare mentre il locale lavora, senza fissare un'ora di riferimento.
• Far contare soltanto a chi riceve e ordina la merce: separare i ruoli rende la conta più affidabile.
• Mescolare chili, pezzi e confezioni nello stesso foglio senza una regola.
• Aspettare la fine dell'anno: un inventario così arriva troppo tardi per correggere qualcosa.
• Non avere le ricette dei piatti: senza sapere quanto ingrediente consuma una porzione, il teorico non si può calcolare e ogni differenza resta un mistero.

Come ti aiuta RistoDesk con inventario e scorte

Il Magazzino di RistoDesk, dal piano Plus, tiene il registro dei movimenti: dalle fatture entra la merce, le vendite scaricano gli ingredienti dalle ricette e l'inventario riallinea i numeri con la realtà. Il dettaglio è nella pagina Magazzino per ristoranti; il costo dei piatti, che si appoggia agli stessi prodotti, è nel food cost del piano Growth.

Due limiti da conoscere: un piatto senza ricetta non scarica niente, e l'elenco dei prodotti è in ordine alfabetico, non per zona. Puoi però contare solo food o solo bevande, e stampare il foglio di conta.

• Nuovo inventario. Scegli cosa contare (tutto, solo food o solo bevande) e il momento a cui la conta si riferisce: se hai contato ieri a chiusura, scegli quell'ora e le vendite fatte dopo non diventano differenze. Il primo inventario confermato è quello che fa partire il magazzino.
• Conta alla cieca. Chi conta non vede né prezzi né quantità attese (l'amministratore può mostrarle, se vuole). Può contare anche chi non è amministratore, se ha il permesso «Fare l'inventario»; più persone possono contare insieme da telefoni diversi e ogni riga si salva da sola.
• Rivedi e conferma. Per ogni prodotto vedi teorico, contato e differenza; il valore in denaro delle differenze compare con il piano Growth, quando il prezzo del prodotto è noto. Alla conferma le differenze diventano rettifiche; per i prodotti non contati scegli se lasciarli come sono o portarli a zero.
• Scorta minima e «Riordina fino a». Per ogni prodotto scrivi la soglia e il livello fino a cui riordinare: sotto soglia il prodotto si colora e, se gli avvisi sono accesi, arriva una notifica.
• Lista d'ordine. Raggruppa per fornitore ciò che manca, arrotondando alle confezioni dell'ultima fattura, quando le riporta; si stampa, si copia o si manda su WhatsApp. Se non hai scritto il livello di riordino, RistoDesk usa il doppio della scorta minima.
• Scarichi a mano. Spreco, omaggio e pasto del personale si registrano con il motivo, così non diventano misteri all'inventario successivo.
• Rimanenze in Excel. Dagli inventari confermati puoi scaricare le rimanenze, da dare al commercialista; i valori in denaro ci sono con il piano Growth.

Domande frequenti

Per approfondire